Wenn jedes PDF zur Rechtsfrage wird

Zum Semesterstart passiert an jeder Universität und Hochschule dasselbe, nur an hundert Stellen gleichzeitig. Ein Fachbereich stellt das neue Modulhandbuch online. Das Prüfungsamt lädt die überarbeitete Ordnung hoch. Ein Institut veröffentlicht seinen Jahresbericht, die Bibliothek ein Merkblatt, das Studierendensekretariat ein Antragsformular zum Ausdrucken. Kein einziger dieser Uploads geht über Ihren Schreibtisch.

Zusammen kommt das alles trotzdem bei Ihnen an.

Genau das ist die Ausgangslage, in der Web- und Kommunikationsredaktionen stecken: zuständig für einen Dokumentenbestand, den sie weder erstellen noch überblicken. Die Website selbst haben Sie im Griff. Das Redaktionssystem gehört Ihrem Team, das HTML entsteht in kontrollierten Vorlagen. Beim PDF hört diese Kontrolle auf. Es kommt fertig aus einem Dezernat, gebaut in Word, exportiert aus InDesign oder eingescannt aus dem Kopierer, und landet über die Mediendatenbank auf einer Seite, die Ihren Namen trägt.

Der blinde Fleck heißt PDF

Ein barrierefreies PDF sieht für das Auge aus wie jedes andere. Der Unterschied steckt darunter. Ein Screenreader liest die Struktur eines Dokuments: getaggte Überschriften, eine definierte Lesereihenfolge, beschriftete Tabellenzellen, Alternativtexte für Bilder. Fehlt die, bleibt akustisch wenig übrig. Eine eingescannte Prüfungsordnung ohne Texterkennung ist für die Software nur ein Foto von Papier.

Jetzt kommt der Reflex, der die meisten in falscher Sicherheit wiegt: „Ist das nicht dieses neue Gesetz von 2025?" Nein. Gemeint ist meist das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, und das adressiert den Privatsektor. Für öffentliche Träger gilt etwas anderes, und das schon deutlich länger.

Die Pflicht besteht seit 2019/2020. Für die meisten Universitäten und Hochschulen bindet dabei die jeweilige Landes-BITVO oder das Landesgleichstellungsgesetz. Die BITV 2.0 des Bundes ist nur das Vorbild dahinter. Inhaltlich laufen beide auf denselben technischen Standard hinaus: die EN 301 549, die derzeit auf die WCAG 2.1 zurückgreift, für PDF konkretisiert über PDF/UA. Öffentliche Stellen müssen ihre Websites und elektronischen Dokumente barrierefrei gestalten, Übergangsfristen dafür gibt es keine mehr. Überwachungsstellen prüfen den tatsächlichen Zustand, Beschwerden laufen über die Schlichtungsstelle. Dass die Vorgabe für Sie gilt, steht damit fest. Offen ist nur, ob Ihr Bestand sie heute erfüllen würde.

Was viele für barrierefrei halten

Dahinter steckt selten böser Wille. Meistens ist es eine Annahme, die logisch klingt und technisch trotzdem nicht stimmt.

Der letzte Punkt verdient einen zweiten Blick, weil er zur selbstgestellten Falle wird. Die Erklärung zur Barrierefreiheit ist eine öffentliche Aussage über die Konformität Ihres Angebots. Eine Überwachungsstelle gleicht diese Aussage mit der Realität ab. Wer „weitgehend konform" erklärt und dann einen Bestand aus ungetaggten PDFs pflegt, dokumentiert die Lücke im Zweifel selbst.

Das eigentliche Risiko ist der Altbestand

Neue Uploads bekommen Sie in den Griff. Eine Vorlage, eine Freigabe, eine kurze Schulung der Redaktionen, und der Zufluss ist gesteuert. Das Problem sitzt woanders. Es sind die tausenden Dokumente, die über Jahre entstanden sind, bevor jemand an Tags dachte, und die weiter unter Ihrer Domain liegen. Der Berg wächst nicht mehr. Weg geht er aber auch nicht von allein.

Ein Relaunch ist übrigens der beste Moment, diesen Berg anzupacken, statt ihn in die neue Website mitzunehmen.

Von Hand lässt sich dieser Berg nicht abtragen. Ein Dokument sauber nachzurüsten, mit korrekter Tag-Struktur, Lesereihenfolge und Alternativtexten, kostet je nach Komplexität eine bis mehrere Stunden qualifizierter Arbeit. Rechnen Sie das gegen einen vierstelligen Bestand, und die Kalkulation kippt sofort. Bei dezentraler Erstellung skaliert Handarbeit nicht – die schiere Menge erschlägt jeden noch so gewissenhaften Prozess.

Warum das kein Nebenbei-Job ist

Die Kollegin, die ein Vorlesungsverzeichnis hochlädt, denkt nicht an Tags. Sie hat ihre Aufgabe erledigt, das Dokument ist online. Den Überblick über die Folgen hat nur, wer die Website als Ganzes betreut. Zwischen dezentraler Erstellung und zentraler Verantwortung klafft eine Lücke, die in jede Universität und Hochschule eingebaut ist. Verschuldet hat sie niemand, sie gehört zur Bauart.

Deshalb lässt sich das Thema auch nicht an eine Person delegieren, die nebenbei „die PDFs macht". Es braucht eine Antwort auf drei Ebenen: einen gesteuerten Zufluss für neue Dokumente, einen priorisierten Plan für den Altbestand und eine Prüfung, die nicht auf der Sorgfalt einzelner Redaktionen ruht. Wer diese drei Fragen nicht beantworten kann, sitzt auf einem Risiko, das bisher nur niemand aufgemacht hat.

Barrierefreie PDFs sind ein Dauerzustand. Man stellt ihn her und hält ihn, so wie man ein Gebäude in Schuss hält. Rechtlich ist das seit Jahren klar. Neu ist nur, dass tatsächlich geprüft wird. „Sind wir barrierefrei?" beantwortet fast jedes Haus mit einem Ja. Die interessantere Frage: Könnten Sie es belegen, wenn morgen eine Anfrage kommt?